Распределбата на работните задачи и овластувањата не значи дека треба да се објаснува она за што се стручно оспособени членовите на тимот, туку да се даваат упати за тоа како да се искористи досегашното искуство во работата, каде да се побара стручна помош, во кој облик да се презентира својата работа и слично.
Голем број менаџери се толку зафатени со она што е итно, така што не посветуваат доволно внимание на она што е многу важно, а во моментот не е толку итно. Тоа често доведува целокупното работење да не се одвива оптимално, а работите не се одвиваат онака како што е зацртано, што секако и штети и на фирмата и на самиот менаџер. Единствениот начин да се избегне тоа е да се спроведе успешно делегирање, прецизни задачи и одговорност. Тоа и не е така едноставно како што се чини на прв поглед, затоа што претходно бара да бидат исполнети некои услови од кои првиот е раководителот да има квалификуван и мотивиран тим. Но, и карактерот на водачот може да биде причина за неможноста да се воспостави успешно делегирање во делот на својата одговорност. Во тој случај станува збор за личност која што нема доверба во луѓето и која што смета дека никој не може да ја извршува работата подобро од неа, а тука секако спаѓаат шефовите кои се склони да бидат ”зачин во секоја супа”. Во двата случаи водачот мора да ги совлада своите недостатоци и да ги пушти членовите на својот тим да ги извршуваат задачите професионално како што знаат и умеат и тоа во рамки на своите овластувања.
Што мора да знае вработениот
• кога треба да почне работата на задачите и кога треба да заврши
• каде, кога, и како треба да се известува за текот на работата
• фактите, мислењата и ставовите кои се познати за работата врз основа на слични и претходно извршени работи
• сите познати влезни податоци за работата што му се доверува
• редослед на операциите кон кои треба да се придржува во извршувањето на работата
• на кого да се обрати за известување, (непосредниот раководител или на некој овластен член на тимот)
• дали за надворешните контакти е потребно посредување на раководителот или не е потребно
• која одлука можете да ја донесе сам, без прашање или одобрување на раководителот на тимот
• кои одлуки во врска со работата треба да ги носи само водачот на тимот
• со кого треба да се биде во контакт во текот на извршувањето на работната задача
Кога работниците ќе почувствуваат дека имаат доверба од страна на шефот, тие ќе направат сè за да ја оправдаат таа доверба. Во спротивно ќе работат без ентузијазам.
Така треба да им дадете шанса да покажат самостојна иницијатива, знаење и искуство. Шефовите кои избегнуваат да го делигираат своето овластување, обично се лоши организатори затоа што не можат да ја увидат својата работа во целина. Лошата организација е најчесто причина за неуспех и судир. Лошо ќе се работи и ќе владее лоша работна атмосфера таму каде што нема разграничувања меѓу работата и овластувањата, затоа што секој член на тимот има право точно да се знае што се очекува од него и кои се границите на неговите одговорности и овластувања.
Зошто да се делегира?
• Помал трошок, повеќе задоволства
• Членовите на тимот се задоволни затоа што им е јасно што се очекува од нив и кои им се овластувањата.
• Овозможува контрола на извршување на работните задачи, затоа што учиноците можат да се мерат поточно.
• Овозможува утврдување на специфичните недостатоци на секој член на тимот и врз основа на тоа ја проценува потребата за негово стручно усовршување, преместување на друго работно место, па дури и отказ
• Му овозможува на водачот на тимот да посвети поголем дел од своето време на други, поважни аспекти на својата работа, работи кои не може и не смее да се делегираат на другите.
• Поефикасно користење на работното време, намалување на трошоците со подобра искористеност на вработените, материјалот и опремата.
• Помали се грешките во текот на извршувањето на работните задачи и поголемо е задоволството на вработените, затоа што одговорностите и овластувањата се јасно дефинирани.
Преземено од: Неделен магазин Капитал
Остави коментар