Соработката на работното место (колаборативното работење) значи да се работи попаметно и да се постигнат поголеми ефекти. Тоа е особено важно за надворешната комуникација со партнерите, добавувачите и клиентите. Овој текст нема намера да даде целосен список на сите опции и технички достигнувања во моментов, туку да предложи неколку можности за подобра соработка и комуникација во канцеларија и надвор од неа.
Алатки за внатрешна соработка
Телеконференција е начин да се зборува со повеќе соработници во исто време користејќи телефон. Конференцискиот повик се закажува и организира од работното биро и може да се поврзат најмногу 8 говорници во исто време. Ова е поефтина варијанта од видео конференција.
Видео конференцијата им овозможува на корисниците комуникација во реално време со две или повеќе лица на различни локации преку видео врска. Ова е можно само ако сите учесници имаат пристап до видео конференциска опрема и простории. Се работи за виртуелен состанок преку кој соговорниците се гледаат и слушаат.
Вики (wiki) е вид интернет страница која му овозможува на било кој корисник да креира, уредува и организира веб страници. Тука се чува ревизијата на секоја страница и корисниците, ако сакаат, може да ги прегледуваат и да се вратат на било која претходна верзија на содржината. Се користат кога повеќе луѓе треба да придонесат во подготовка на содржината, и тоа може да бидат проекти, водичи, извештаи или други работни документи. Постои можност за ограничување на пристапот и правата за уредување на точно утврдена група на корисници.
Блог е тип на веб страница која содржи повеќе објави (постови), по датум и секогаш во обратен хронолошки редослед. Блогот вообичаено дава лични согледувања, приказни, размислувања и нови информации. Најчесто има еден автор, но може да има и повеќе соработници кои даваат содржина, а често овозможува на читателите да додаваат сопствени коментари на крајот на секоја објава.
Дискусиски форум е место каде се поставуваат теми за дискусија и други членови на заедницата се поттикнати да даваат коментари или одговори. Пораките се наведени по хронолошки ред или поврзани со прашањето-одговорот (ако корисник постави прашање, сите одговори се наведени под него).
Шеарпоинт (SharePoint) е алатка за соработка базирана на интернет пребарувач на која се сместени споделени документи и портал со специјализирани алатки како дискусиски форум, вики и блогови. На ова место соработниците може да ги чуваат сите заеднички документи и да ги уредуваат и менуваат по потреба.
Алатки за соработка со надворешни контакти
Интернет страница е вообичаено средство за презентација, информирање и комуникација со надворешниот свет и е незаобиколна во позиционирањето и претставувањето на она што го работите.
Систем за управување со контакти (Content Management System – CMS) е место за подобра координација со сите контакти по сектори и/или канцеларии. Сите податоци во системот се стандардизирани а комуникациските функции со контактите од базата се едноставни и лесни за користење.
Анкети и регистрација во онлајн опкружување за двонасочна комуникација со надворешни соработници и корисници. Анкетите лесно се подготвуваат, дистрибуираат до одбрани или отворени групи на корисници, обработка, известување и анализа на резултатите.
Мудл (Moodle) е систем за управување со учење и курсеви со користење отворен изворен код, исто така познат и како средина за виртуелно учење. Тоа е алатка за креирање на динамички интернет страници за сите кои треба да се стекнат со некакви знаења или информации.
Заедница на практичари од иста област (Community of Practice) е група на луѓе кои имаат заедничка цел за споделување информации и знаење за одредена област или тема поврзана со нивната работа.
Електронски билтен е периодика со информации за одредена дејност, индустрија, организација или проект и се споделува со поширока читателска публика по електронски пат.
Социјалните медиуми се почесто се употребува за зајакнување на врските со партнерите, соработниците, клиентите и корисниците и нуди можност за двострана комуникација и дијалог за широк круг теми и прашања поврзани со дејноста и индустријата која ја покривате.
Која алатка да ја употребите во дадена ситуација?
Ако не сте сигурни, варијантите дадени подолу може да ви помогнат во одлуката.
• Прашањето бара поголема дискусија, а сите засегнати страни се на иста физичка локација? Организирајте состанок.
• Сите соговорници не се на иста локација, а прашањето е едноставно и лесно може да се реши? Користете ја можноста инстант пораки (instant messaging).
• Сите колеги не се на иста локација, прашањето не е едноставно, но треба брзо да се разреши? Користете аудио и/или веб конференција. Во спротивно, може да развиете дискусиски форум.
• Треба да поставите конкретно прашање за кое ви треба одговор? Користете електронска пошта и/или телефон.
• Потребите за комуникација се посложени и/или бараат вклучување на повеќе од 5 соговорници, на пример? Одберете интерен шеарпоинт (SharePoint) или некоја друга интернет услуга. Друга опција е користење на вики интернет страница.
• Сакате да споделите информации во реално време, и истата е материјал кој може да се усвојува самостојно? Тогаш користете алатка за е-учење (на пример Moodle).
• Потребно е учесниците да се гледаат меѓу себе, а се на различни локации? Може да користат видео конференција или видео пренос преку интернет (video streaming).
• Информациите треба да се споделуваат во реално време и може да се широко достапни за поголема публика? Користете блог или објави на интранет страница.
• Немате интернет страница или блог, а треба да ја споделите информацијата пошироко? Тогаш користете електронска пошта.
Aвтор: Жарко Конески е раководител на конференцискиот центар при Британскиот Совет во Македонија. За повеќе информации посетете ја веб страната http://www.britishcouncil.org/macedonia.htm
Остави коментар