Пред да ги поставите вашите работни цели, имајте на ум дали се достижни или не, затоа што проектите можат да пропаднат уште пред да почнете да работите на нив.
Во светската класика “Алиса во земјата на чудата”, Алиса лутајќи налетува на мачка. “Те молам можеш ли да ми кажеш по кој пат да тргнам?”, ја прашува” .”А каде сакаш да стигнеш?”, прашува мачката. “Не знам, вели Алиса”. “Тогаш секој пат ќе те однесе таму”, завршува мачката. Вакви двоумења постојат и надвор од земјата на чудата. Многу менаџери се во постојана потрага на вистинските патишта, а при тоа да не знаат која им е крајна дестинација и што сакаат точно да постигнат. Имено, многу општи цели, како на пример успешен менаџер или пак зголемувањето на продажбата, се неефективни за постигнување на вистински резултати. Дури и ако зададената цел до некаде се исполни, прашање е дали навистина ќе биде успешна и дали ќе резултира со вистинско задоволство. Зададената цел мора да биде јасна, одмерена, разумна и да има одреден рок.
Бидете претпазливи што посакувате
На пример, со зголемување на продажбата, при тоа користејќи стратегија да се продаде што било туку-така, квантитетот ќе земе поголем замав отколку квалитетот, нешто што долгорочно гледано, ќе резултира со пропаст. Некогаш целта да се биде успешен менаџер, може да резултира со постојано незадоволство кое е предизвикано од перцепцијата на менаџерот секој моментален неуспех да го преживува премногу драматично, така што ниту најголемите успеси ни малку нема да го убедат дека е навистина успешен. Од тие причини е произлезена реченицата – Бидете претпазливи што посакувате- затоа што може и да ви се исполни. Од друга страна, пак, добро осмислените цели имаат голема моќ да го доведат човека до посакуваните резултати. Доколку се креирани точно според упатства, можат да доведат до мотивација, да го фокусираат неговото внимание и однесување, штитејќи го од излишни активности. Го поттикнуваат да ги искористи сите ресурси, да ја развие својата креативност во пронаоѓањето на различните решенија која што го прави поупорен, доследен, непоколеблив, весел и оптимист. Работата, како и самиот живот, без квалитетни цели е бесмислена и личи на постојана потрага за извршување на милион секојдневни обврски, за кој човек точно и не знае за што служат. Оние активности кои се поврзани со остварување на добро осмислените цели доведуваат до конкретни резултати како и до чувство на исполнетост и задоволство.
Поставување конкретни цели -СМАРТ модел
Еден менаџер кој сака да оствари резултати во својот домен и во својот сектор, треба да постави конкретни цели за секој кој работи со него, нормално во складност со целите на организацијата. Добро поставена задача е онаа која е конкретно замислена, во склоп на што појасно дефинирани важни детали. Еден од најупотребливите алатки за поставување на задачите е СМАРТ моделот. Кратенката настанала од првите букви на англиските зборови кои означуваат каква треба да биде добро поставената задача или цел.
Клучни поими
• Првиот збор specific- значи дека задачата треба да биде конкретна, јасна и еднозначна.
• Другиот збор е measurable – што значи дека треба да биде одмерена, мерлива, затоа што е многу тешко да се утврди во која мера е постигната задачата.
• Третиот збор achievable- значи дека задачата треба да е достижна.
• Четвртиот збор доаѓа во најразлични варијации- resource bond или realistic, што значи да се има пристап до ресурсите или, пак, да е разумна задачата. Без оглед на тоа која варијација сте ја користеле, автентичноста на задачата може да ја проверите со која било од нив.
• Петтата е timed или time constrained- односно означува дали конкретната цел има рок за извршување.
Секоја од горенаведените компоненти е многу важна, и со самото изоставање на барем една од нив може значително да се влијае на крајниот резултат кој може да ја оневозможи реализацијата или да ја промени на непосакуван начин. Имено, доколку задачата не е целосно јасна, оние кои треба да ја извршат нема да знаат што треба да прават или, пак, тоа ќе го направат на свој начин, кој можеби нема да се совпаѓа со вистинската идеја. На пример, еден менаџер може да му постави задача, на својот оддел, да направи веб-страница, нормално дека се подразбира идејата на истиот ќе се поклопува со идејата на менаџерот како треба да изгледа веб-страницата. Меѓутоа крајниот резултат може да биде разочарувачки. Поради нејасно поставената задача, може да се изгуби драгоцено време, а веројатно и довербата во своите соработници, а од друга страна тие, пак, ја изгубиле мотивацијата за повторно да се потрудат околу истата работа. Ако не е точно дефиниран крајниот резултат, никој нема да знае дали е остварен и кога е тоа сторено. Оние задачи кои изгледаат дека никогаш нема во целост да бидат остварени, престануваат да бидат задачи и преминуваат во еден вид на опсесија кои резултираат со губење на смислата и на енергијата. Доколку еден менаџер за своја цел си постави постојан пораст, тоа може да го доведе на работ на пропаста на претпријатието, затоа што ќе размислува само како да ја зголеми добивката и ќе има тенденција за постојано намалување на трошоците и црпење на ресурсите што на крај ќе доведе до лош производ и лоша услуга како и незадоволни работници. Задачата треба да претставува предизвик, но да биде достижна.
Поттик за работа
Ако не претставува предизвик, нема да ги поттикне работниците на дополнителни напори и развој, туку ќе им биде досаден и демотивирачки. Истото се случува и со недостижните цели. Ако од работниците се очекува нешто што е нереално (на пр. Зголемување на продажбата за 100%, иако според сите показатели реално е да се очекува пораст од 20%), работниците нема ни да се потрудат, туку однапред ќе се прогласат за (оправдано) неспособни. Компонентата разум и цел, се однесуваат на важноста и логичноста на самата задача. На пример, еден менаџер на фабрика за џем, може да одлучи да произведе 100 тони џем од дуњи. Иако тоа може да биде реално да се оствари со поседувањето на капацитети и сите останати работи, потполно е неразумно ако нема пазар за тој вид џем.
Важно е да се има рок. Не е ист резултатот доколку некој осмисли маркетиншки план за следната година три месеци пред да започне или три месеци откако ќе стапи во сила тој план. Поставувањето на квалитетни цели и задачи колку и да изгледа како трошење на време, само таков пристап штеди време, ги штеди сите останати ресурси и претставува гаранција дека навистина ќе се оствари таа цел.
Дефинирање на задачите
Добро да се објаснат желбите и очекувањата
Основно правило е задачата да биде што поконкретно замислена во склоп на јасно дефинирани детали. Доколку задачата не е конкретно дефинирана оние кои се задолжени за нејзино извршување нема да знаат што треба да прават и тоа ќе го спроведат на свој начин кој ќе се разликува од вистинската идеја. Поради нејасните цели се губи драгоцено време како и доверба кај вработените, додека од друга страна тие ја губат мотивацијата околу повторната изработка на проектот. Доколку не е дефинирана задачата никој нема да знае дали е воопшто спроведена, каде и со кои резултати.
Преземено од: Неделен магазин Капитал
Остави коментар