Долготрајното работење со полна глава информации, под притисок и под стрес, постојано бркајќи некакви рокови и исполнувајќи дадени цели, неминовно резултира со исцрпување на духот и телото. Во текот на целата година нашето тело и ум акумулираат стрес и замор. Тоа може многу лесно да се препознае: бавни реакции, чувство на исцрпност на крајот на секој работен ден, раздразливост и сè помалку ентузијазам и позитивна енергија. Сето ова придонесува да се појави чувството дека не сме свои и оти она што го работиме не е нашиот максимум. Без разлика дали сте на раководна функција или сте член на некој тим, сепак годишниот одмор секому добро му доаѓа.
Почетокот на летото е време кога некои го искористиле својот одмор, повеќето го резервирале август за тоа, а некои сè уште се прашуваат каде и како да го поминат летниот одмор, одморајќи се во друштво на најблиските и најмилите, препуштајќи им се на убавините што ги нудат сонцето, водата и безгрижноста. Но, кога станува збор за безгрижноста, веднаш ви паѓа на ум дека иако имате законско право за годишен одмор, сепак е потребно некој да преземе дел од вашите работни обврски додека сте на одмор и можеби почнува да ве боли глава. Најголемиот проблем при искористувањето на годишниот одмор е токму одлуката кому и кои работни обврски би можеле да ги делегирате.
Делегирање на работните обврски
Делегирањето може да се дефинира како доделување на работните обврски на поединци или на тимот што работи за вас. Тука е вклучен и процесот на пренесување на работните обврски на другиот вработен со истовремено пренесување и на некои овластувања и одговорности за извршување на зададените задачи. Умешноста на делегирањето е една од најважните вештини што треба да ги поседува секоја личност, во чиишто работни обврски влегуваат донесување одлуки, решавање проблеми и преземање на голема одговорност. Пред да се одлучите што и на кого ќе делегирате треба да запомните дека клучниот збор за современото именување на поимот делегирање е довербата. Пред сè, треба да имате доверба во оној што ве заменува за да можете да оставите тој да се грижи за дел од вашите работни обврски.
Во процесот на делегирање се вклучени неколку фази со кои се утврдува зошто, што и на кого може да се делегира:
1. Оценување на потребата за делегирање и причина за избор на одреден вработен. Доколку сакате да заминете на одмор потребно е однапред да изберете лице вработено во вашата компанија што ќе може да ве замени. Треба да имате на ум дека таа личност треба да поседува одредени знаења, способности и вештини што се главен предуслов за коректно и одговорно извршување на вашите работни обврски. Многу е битно да ја одберете вистинската личност, бидејќи ако не се направи тоа, можно е да се пропуштат некои прилики битни за вашиот бизнис. Откако сте избрале која личност ќе ве заменува потребно е да вклучите автоматски одговор на пораките што стигнуваат на вашата e-mail адреса, каде што ќе биде наведено лицето кое ве заменува и неговиот контакт-телефон или e-mail адреса.
2. Поставување на целта со која се дефинира одговорноста, одредување на нивото на овластување и рокот на завршување на зададената работна задача. За да се постигнуваат добри резултати додека не сте на вашето работно место потребно е на личноста на која ѝ се делегира да ѝ се даде соодветно овластување со кое ќе може да ја заврши работата, но да постои и одговорност за нејзино навремено извршување. Можно е додека сте на одмор во вашата компанија да се појави понуда за соработка што не би требало да се пропушти и токму затоа треба да го овластите лицето што ве заменува да одговори на понудата или, пак, одговорно да ја пренесе на друго лице. Внимавајте, ваквите работни задачи да не чекаат додека да се вратите од одмор, затоа што би можеле да пропуштите некоја потенцијално добра понуда.
3. Развој на планот. Во планот треба да бидат наведени сите ресурси и информации потребни за остварување на работните обврски. На лицето што ве заменува оставете му одредени совети напишани на вашите предмети и имиња и телефони на лицата со кои контактирате.
4. Упатства за контролните точки и следење на работата. Со лицето што ве заменува можете да се договорите да ви испраќа мали известувања за поважните лица што ве барале или за одредени понуди што пристигнале до вас. Можете да воспоставите временски интервали што треба да се почитуваат при испраќање на известувањата. Во одредени ситуации можете да наведете временски период во кој лицето што ве заменува може да ви се јави и заеднички да решите одреден проблем, да му дадете некоја насока или некој совет. За овој разговор можете да одредите еден час во текот на денот кога ќе бидете достапни.
Грешки во делегирањето
Често се случува одредени управители на претпријатијата да кажат дека со години не отишле на годишен одмор токму затоа што го немаат вистинскиот човек кој би можел да се справи со дел од неговите работни задачи. Факт е дека човекот не може да направи сè сам. Едноставно, на сите ни е потребна помош во одреден период, особено кога чувствуваме дека навистина ни е потребен одмор. Суштината на делегирањето е во тоа работните обврски да се завршат навреме без никакви поголеми грешки. Меѓу најголемите грешки што можат да се јават при делегирањето на работните обврски и задачи се:
1. Нејасно доделување на задачите. Добро објаснетата задача го заштедува времето на работа и енергијата на оној што ве заменува. Доколку лицето на кое му ги предавате обврските не ве разбере што точно треба да направи додека вие сте тука и му објаснувате, тешко дека ќе успее тоа да го направи додека не сте тука. Затоа, објаснувајте јасно сè додека не се уверите дека колегата ве разбрал како што треба. На тој начин и на двајцата ќе ви биде полесно: вас затоа што нема да добивате телефонски повици за дообјаснување додека сте на одмор и на колегата, затоа што ќе знае што точно треба да прави.
2. Делегирање на работните обврски на една иста личност. Многу е добро кога имате човек од доверба и кога сте сигурни дека тој ќе ја изврши работната обврска без проблем. Но, внимавајте, со текот на времето на таа личност обврските можат да ѝ се натрупаат и да се исцрпи, додека другите вработени продолжуваат да ја работат само својата работа. Треба да се сетите дека додека ја стекнала ваша доверба и на таа личност сте ѝ помагале, сте се јавувале и сте ја контролирале. Така и сега би можеле да размислите кому сè можете да ги дадете своите обврски, а ако тој има потреба од консултација, тоа може да го стори со вашата личност од доверба.
3. Доделување на лошо сработените работни обврски на некој друг. Во овој случај лицето што ве заменува ќе треба да се справува со сите тешкотии и притисоци. Ваквото делегирање може да предизвика незадоволство кај него и да ја зголеми можноста ситуацијата што сте ја оставиле недовршена да не се разреши, туку да се влоши.
4. Допуштање на вработените да се однесуваат според начелото „тоа не е моја работа“. Ваквиот однос на вработените може да го блокира процесот на делегирање, бидејќи на лицето кое му се делегира треба да биде свесно и способно за новите обврски и предизвици. Треба свесно и коректно да бидат извршени од негова страна без да има чувство дека од нивното неизвршување би можело да му зависи работното место.
Секако дека постојат и начини како да се отстранат посочените можни грешки при делегирањето со цел успешно завршување на задачите. Тоа може да се направи со помош на постојано развивање на комуникацијата со останатите вработени во компанијата; преку воспоставување на начелото на еднаквост во однос на воспоставување рамнотежа помеѓу нивото на делегираните овластувања и преземената одговорност за завршеното и, секако, преку развивање на потенцијалот кај вработените за преземање на дополнителните одговорности што подразбира еден вид стимулирање преку наградување во смисла на материјална награда или побрзо напредување на работното место.
Темелни ставови за успешно делегирање
За да успеете успешно да ги делегирате работните обврски и тие да бидат извршени онака како што треба, освен барањето на соодветна личност, потребно е и вие самите да бидете подготвени за:
– прифаќање на туѓи идеи;
– доверување на работните задачи на некој друг;
– преземање ризици и можни грешки;
– стекнување доверба во подредените, но и во другите соработници од тимот.
Не дозволувајте да бидете преоптоварени со малите и безначајни работи, затоа што ја губите вашата големина и големината на вашата работа. Наспроти тоа, секогаш обидувајте се да создадете тим на кој можете да се потпрете и во кој има членови на кои би можеле да им ги делегирате вашите обврски, а не само задача да информираат за вашето отсуство. Во тој случај би можеле да си го дозволите квалитетниот одмор што го очекувате целата година.
И секако… уживајте! Тоа и го заслужувате!
Преземено од: Таргет – специјализирано списание за трговија со стока за широка потрошувачка www.target.com.mk
Остави коментар