Без оглед дали сте на чело на компанијата или раководите со некој нејзин оддел, сигурно сте биле во ситуација некоја одлука за која сте биле повеќе од сигурни дека е добра за вработените, да не биде примена како што сте очекувале. Многу често, не се работи за суштината на одлуката или информацијата, туку за начинот како таа се комуницира со тие на кои им е наменета, каналите за комуникација и системот за внатрешна комуникација кој постои (или не постои) во организацијата. Од начинот, времето, тонот и стилот на кој пораката е пренесена до примателите на пораката, зависи како таа ќе биде примена и какви ефекти ќе бидат предизвикани.
Доколку во компанијата не постојат востановени системи и канали за внатрешна комуникација, пораките и информациите ќе се шират главно по неформален пат, што овозможува искривување на пораките, неефикасна и ненавремена комуникација која може да влијае и на деловните резултати. На основно ниво, системите за внатрешна комуникација им овозможуваат на вработените да се запознаат со нивните права, обврски, очекуван модел на однесување, како и за каналите по кои вработените можат своите идеи и мислења да ги поделат со менаџментот. Од клучна важност е вработените не само да разберат како се прават нештата во организацијата, туку и зошто. На тој начин вработените можат да се вклучат и да се ангажираат во работата на компанијата не само како “роботи” кои слепо извршуваат тоа што ќе им се каже, туку како лидери на своите работни места, презвемајќи иницијатива за работата да биде завршена на најдобар можен начин.
Комуникацијата е двонасочен процес, кој подразбира проток на информации од вработените кон менаџментот и обратно. Ова е важно да се има предвид, за да се одмине можноста системот за внатрешна комуникација да се сведе на канал преку кој менаџментот ќе соопштува свои одлуки кои еднострано ќе треба да се извршуваат. Тоа секако не влијае позитивно на мотивацијата на вработените, а компанијата губи значителни ресурси кои во форма на идеи, иновации и директни информации од пазарот можат да дојдат од вработените.
Модерните компании имаат системи кои се отворени за мислењата и идеите на вработените, кои на јавен или анонимен начин можат директно да комуницираат со врвните менаџери. Надминувањето на хиерархиските нивоа, кои даваат можност за искривување и задржување на пораките со себе носи бенефити за организацијата која може да делува брзо и ефикасно. Системите за внатрешна комуникација се од особена важност во време на постојани промени, односно прилагодувања на пазарот. Динамиката на новото време подразбира дека компаниите бараат вработени кои можат да се прилагодуваат, да бидат иновативни и флексибилни во начинот на извршување на работата. За ова се непоходни системи на внатрешна комуникација кои на најсоодветен начин и навремено ќе ги пренесуваат информациите од менаџментот кон вработените и обратно.
Клучни аспекти – зошто систем на внатрешна комуникација
– Компанијата управува со системот за внатрешна комуникација, наместо стихијно комуницирање во време кога треба да се “гаси некој пожар” или има некоја криза
– Вклучување на вработените во работата на компанијата како целина (не само на ниво на работно место) и нивен максимален ангажман во работата
– Стратешко делување врз компаниската култура и клима
– Поддршка на ставањето во живот на компаниската мисија и визија, на вредностите врз кои се базира работењето на компанијата
– Подобрена ефикасност во работењето – времето потрошено на непродуктивни внатрешни комуникации е значително намалено, се намалува и територијата за озборувања и недоразбирања
– Се олеснува процесот на носење одлуки – доколку системите на комуникација овозможуваат и вработените да го изразат своето мислење, менаџерите ќе имаат подобра основа за носење одлуки кои се во согласност со целите на компанијата и очекувањата на вработените.
– Се подобруваат посветеноста и резултатите на вработените, кои имаат потреба од редовно и точно информирање за нивната работа, очекувањата, резултатите на ниво на работна единица и организација.
– На вработените им се дава чувство на припадност кон остварување на поголема цел, на остварување на резултати кои се многу поголеми отколку резултатите гледани на ниво на работно место. Често, ова влијае на задоволството на вработените и нивните резултати.
– Организациите посакуваат вработени кои постојано “се вклучени”, посветени на работата како компанијата да е нивна. Ефикасните системи за внатрешна комуникација се чекор кон ангажирање на сите вработени кон остварување на компаниските цели.
Како до систем за внатрешна комуникација?
Системот за внатрешна комуникација (понатаму “системот”) подразбира добра организација и систематичност. Најчесто произлегува како резултат на проект поттикнат од страна на менаџментот, а развиен од секторот за човечки ресурси, кој го опфаќа и делот за внатрешни комуникации. Многу е важно, во процесот на поставување на системот да се вклучат вработените, на начин кој ќе биде максимално ефикасен. Ова секако е полесно да се каже отколку да се направи – сепак, овој чекор е од клучна важност за прифаќање на системот и резултатите во фазата на негово заживување во организацијата.
Кога се изработува систем на внатрешна комуникација, најчесто се работи за документ во кој се опфатени следните елементи:
1. Дефинирање на целите и ефектите на системот за внатрешна комуникација
2. Информации за компанијата – историја, идни планови, мисија и визија, вредности, некогаш и финансиски параметри од јавен карактер (на пример промет во минатата година и сл).
3. Носители на системот – иако сите се учесници во процесите на внатрешна комуникација и се охрабрени да бидат активно вклучени во нив, се дефинираат носители кои се задолжени за менаџирање на системот (раководители на сектори, центар за внатрешни комуникации и сл). Организациската структура е составен дел од овој документ, со позиции и имиња на вработени на позициите.
4. Секција за правата и должностите на вработените, начините на кои се следи, оценува и вреднува нивниот придонес во организацијата, можости за професионален развој (во смисла на политика за развој на вработените) итн.
5. Дел за административни процедури и општи информации од важност за работењето на организацијата
6. Изработка на јасни политики и процедури, одговорности на секое од нивоата на менаџмент, како и начини за следење и известување
7. Дефинирање методи и канали за комуникација (електронски – електронска пошта, интранет страна, отворен портал, печатени материјали, инфо табли, директна- лице во лице комуникација преку состаноци и настани и сл).
Овој документ треба да е што поконцизен, лесен за разбирање, со конкретни насоки и препораки. Треба да е објективен и да не застапува некоја страна (на пример, да е изработен од аспект на менаџментот). Иако вработените треба да се вклучени во самата изработка на документот, неговото ставање во живот е фаза која треба да се изведе со максимално внимание. Системот е наменет да им донесе бенефити на сите во организацијата, а не да се почувствува како наметната форма или бирократизација која ќе го оптерети работењето. Во фазата на имплементација, се препорачуваат следните активности:
– Презентација на клучните носители на системот, лице во лице и групни состаноци, со цел да се одговорат можни прашања и дилеми во процесот на имплементација
– Оставање простор за адаптации и прилагодувања
– Фокусирање на клучните бенефити од системот, на сите нивоа
Одржување на системот
Кога еднаш е поставен, системот треба да биде флексибилен за дополнувања и модификации, кои ќе се покажат како потребни со цел тој подобро да служи на својата намена. Уште еднаш, системот на внатрешни комуникации не е збир на процедури кои административно ја оптеретуваат секојдневната работа. Тој е збир од дефинирани начини на комуникација (калани) преку кои информациите се пренесуваат, обработуваат и ставаат во функција на работењето на компанијата.
Искуствата од светските успешни компании покажуваат дека времето и напорите во поставувањето на системот за внатрешни комуникации, како и неговото соодветно раководење, се повеќе од оправдани. Во потрагата по конкурентна предност на пазарот ќе успеат оние компании кои ја разбираат моќта на информацијата канализирана низ ефикасен и ефективен внатрешен систем за комуникација.
Aвтор: Наташа Ивановска e сертифициран тренер за комуникациски вештини на Persona Global од САД, учесник на обуката за Бизнис Коучинг на Erickson Coaching College од Канада и сертифициран Советник за кариера по GCDF програмата (Global Career Development Facilitator). Работи како Оперативен директор на агенцијата Genesis Communications. Контакт: natasa.ivanovska1 (at) gmail.com
Остави коментар